INFORMACE O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZAMĚSTNANCŮ

RegioJet a.s., STUDENT AGENCY k.s. a ORBIX s.r.o. informuje prostřednictvím tohoto dokumentu své zaměstnance a osoby vykonávající pro ni činnost na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, jejichž osobní údaje zpracovává, o veškerých činnostech zpracování a o zásadách ochrany soukromí subjektů údajů.

1. Odpovědné osoby
RegioJet a.s., IČ: 283 33 187
STUDENT AGENCY k.s., IČ: 253 17 075
ORBIX s.r.o., IČ: 266 94 638

(dále také „Společnost“, „správce“, „my“, „naše“ nebo „nás“)		 Kontaktní osoba správce:
Jméno: PhDr. Richard Vít
Telefon: +420 539 000 808
Email: privacy@studentagency.cz
2. Základní pojmy

GDPR:
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES účinné od 25. 5. 2018 (dále jen „GDPR“).

Osobní údaj:
veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (čl. 4 bod 1 GDPR).

Zvláštní kategorie osobních údajů:
Zvláštním osobním údajem se rozumí údaj o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby (čl. 9 GDPR).

Subjekt údajů:
identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba (čl. 4 bod 1 GDPR).

Zpracování osobních údajů:
jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení (čl. 4 odst. 2 GDPR)

Správce:
fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů (čl. 4 odst. 7 GDPR)

Zpracovatel:
fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce (čl. 4 odst. 8 GDPR)

Dozorový úřad:
Dozorovým úřadem se v České republice rozumí Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „ÚOOÚ“).

3. Zpracovávané osobní údaje

Zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní, údaje, údaje potřebné pro zpracování mezd a uplatňování slev na dani (včetně údaje o případném zdravotním znevýhodnění a osobních údajů Vašich rodinných příslušníků), údaje o zdravotní způsobilosti. Dále zpracováváme fotografie, videozáznamy a záznamy z kamerových systémů, na nichž se můžete vyskytovat, a záznamy hlasových hovorů na lince péče o zákazníky. Pro účely evidence docházky zpracováváme také otisk prstu v podobě biometrické šablony. Dále zpracováváme údaje lokalizační údaje o poloze vozidel při využívání služebních vozidel pro služební účely.

4. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování – viz tabulka níže. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány pouze pro účely státní statistické služby, pro účely vědecké a pro účely archivnictví.

5. Účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme za jednoznačně vymezeným účelem:

Účel zpracování osobních údajů Právní základ a zpracovávané osobní údaje Doba zpracování
Vedení personální a mzdové agendy
  • Právním základem je plnění smlouvy a plnění našich právních povinností vyplývajících ze zákoníku práce, v oblasti BOZP, daňových předpisů a v oblasti sociálního a zdravotního pojištění.
  • Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (např. jméno, příjmení, datum narození, RČ, trvalé bydliště), údaje nezbytné pro daňovou agendu (např. informace o dětech, zdravotním znevýhodnění, údaje o uplatňovaných slevách), posudek o zdravotní způsobilosti.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 30 let od skončení pracovního poměru
Potřeba kontaktu na zaměstnance
  • Právním základem je oprávněný zájem zaměstnavatele, zejména s ohledem na předávání agendy odcházejícího zaměstnance.
  • Za tímto účelem zpracováváme základní identifikační a kontaktní údaje.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od skončení pracovního poměru zaměstnance.
Kontrola zaměstnanců
  • Právním základem je oprávněný zájem zaměstnavatele na kontrole plnění pracovních úkolů ze strany zaměstnanců.
  • Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje a údaje o docházce.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance.
Docházkový systém – evidence docházky zaměstnance do zaměstnání
  • Právním základem je souhlas zaměstnance
  • Za tímto účelem zpracováváme otisk prstu v podobě biometrické šablony. Sken otisku prstu se po převedení na biometrickou šablonu nezpracovává.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance nebo po dobu do odvolání souhlasu.
Identifikace zaměstnance společnosti - identifikační karty a  průkazy
  • Právním základem je oprávněný zájem zaměstnavatele na identifikaci zaměstnanců
  • Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, pracovní zařazení, oddělení, místo výkonu práce) a fotografie zaměstnance
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání pracovního poměru zaměstnance.
Monitoring využití přidělených zařízeních výpočetní techniky zaměstnavatele
  • Právním základem je oprávněný zájem zaměstnavatele na ochraně jeho majetkových zájmů v případě podezření na zneužívání přidělené výpočetní techniky zaměstnancem.
  • Za tímto účelem zpracováváme pohyb kurzoru na pracovní ploše počítačů, využívání aplikací apod.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 1 měsíce.
Zajištění kvality poskytovaných služeb, plnění smlouvy se zákazníkem a vymáhání pohledávek za zákazníkem prostřednictvím telefonních hovorů na lince péče o zákazníky
  • Právním základem je oprávněný zájem zaměstnavatele na plnění smluv se zákazníky a plnění pracovních úkolů ze strany zaměstnanců ve vztahu k zajištění kvality poskytovaných služeb klientům.
  • Za tímto účelem dochází k záznamu telefonického hovoru na lince péče o zákazníky a jsou zpracovávány identifikační údaje (jméno a příjmení zaměstnance, hlasový záznam)
 Za účelem zvyšování kvality služeb mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu jednoho měsíce od provedení telefonního hovoru. Za účelem plnění smlouvy se zákazníkem mohou být osobní údaje zaměstnance zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem, a za účelem vymáhání případných právních nároků ze smluvního vztahu se zákazníkem mohou být osobní údaje zaměstnance zpracovávány po dobu čtyř let od ukončení smlouvy se zákazníkem.
Propagace Společnosti, marketing
  • Právním základem je souhlas zaměstnanců, který lze kdykoliv odvolat.
  • Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, pracovní zařazení, oddělení, místo výkonu práce), kontaktní údaje, fotografie a videozáznamy.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány na dobu neurčitou nebo do odvolání souhlasu zaměstnancem. Odvoláním souhlasu nejsou dotčena zpracování provedená před tímto odvoláním.
Zajištění bezpečnosti majetku a zaměstnanců
  • Právním základem je oprávněný zájem zaměstnavatele na zajištění bezpečnosti.
  • Za tímto účelem zpracováváme záznamy z kamerového systému.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 7 dnů.
Zajištění ochrany majetku zaměstnavatele (služební vozidla), vedení knihy jízd
  • Právním základem je oprávněný zájem zaměstnavatele na ochraně majetku zaměstnavatele a kontrola dodržování pracovních povinnosti zaměstnancem
  • Za tímto účelem zpracováváme lokalizační údaje – GPS polohu a pohyb služebních vozidel. V případě užití služebních vozidel pro soukromé účely zaměstnance se souhlasem zaměstnavatele, tyto údaje zpracovávány nejsou.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu až po dobu 5 let od uskutečněné služební jízdy.
Vymáhání nároků ze smluv
  • Právním základem je náš oprávněný zájem.
  • Za tímto účelem zpracováváme veškeré údaje v dokumentech, které mohou sloužit jako důkaz v případě sporu, zejména identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, informace o výplatách platu apod.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let, v případě trvání soudního sporu po celou jeho dobu.
Archivace
  • Právním základem je plnění právní povinnosti vyplývající zejména ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
  • Po odpadnutí výše uvedených účelů nadále podle skartačního a archivačního řádu zpracováváme vybrané dokumenty.
 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu uvedenou ve skartačním a archivačním řádu.
6. Příjemci osobních údajů

V odůvodněných případech můžeme poskytnout vaše osobní údaje i jiným subjektům (dále jen „příjemci“). Může dojít k poskytnutí osobních údajů těmto kategoriím příjemců:

  • zpracovatelé, kteří zpracovávají vaše osobní údaje dle našich pokynů (poskytovatelé služeb, dodavatelé, poskytovatelé ICT systémů, externí spolupracovníci), zejména:
    • poskytovatel personalistického a mzdového softwaru
    • poskytovatel softwaru spisové služby
    • poskytovatelé dalších softwarů, v nichž se z nějakého důvodu vyskytují údaje zaměstnanců
    • provozovatel systému benefitního programu
    • dodavatelé zajišťující servisní služby, kteří se při poskytování těchto služeb mohou s některými údaji nahodile seznámit
  • orgány veřejné moci a jiné subjekty, jestliže to vyžaduje platný právní předpis, (zejména Policie ČR, soudy, exekutoři, insolvenční správci, notáři v pozůstalostním řízení, finanční správa, zdravotní pojišťovny, správa sociálního zabezpečení),
  • pojišťovny, zejména při pracovních úrazech
  • jiné subjekty v případě neočekáváné události, ve které je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života, zdraví, majetku nebo jiného veřejného zájmu nebo je-li to nezbytné k ochraně našich práv, majetku či bezpečnosti.
7. Vaše práva jako subjektu údajů

Jako subjekt údajů máte právo:

  • na přístup k osobním údajům, které o vás zpracováváme (článek 15 GDPR)
  • kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud ke zpracování dochází na základě souhlasu (článek 7 GDPR)
  • na opravu nepřesných nebo neaktuálních osobních údajů (článek 16 GDPR)
  • na omezení zpracování (článek 18 GDPR)
  • na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky článku 17 GDPR
  • na přenositelnost osobních údajů spočívající v získání veškerých vámi poskytnutých osobních údajů ve strojově čitelném formátu (článek 20 GDPR)
  • vznést námitku proti zpracování osobních údajů zpracovávaných z titulu veřejného zájmu nebo oprávněného zájmu správce (článek 21 GDPR)
  • podat stížnost u dozorového orgánu, jímž je v ČR Úřad pro ochranu osobních údajů (článek 77 GDPR)

Pro realizaci výše vyjmenovaných práv se obracejte na kontaktní osobu, která je uvedena v záhlaví tohoto dokumentu.

8. Povinnost osobní údaje poskytnout a důsledky neposkytnutí

Dle platných právních předpisů máte povinnost poskytnout nám údaje nezbytné pro personální a mzdovou agendu, máme-li mezi sebou uzavřít pracovní smlouvu, dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti. V případě neposkytnutí identifikačních údajů s vámi nebudeme moci tuto smlouvu uzavřít, případně ji řádně plnit.

Aktualizováno ke dni 25. 5. 2018.